CÔNG VIỆC CỦA KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

Kế toán tiền lương phải làm những gì? Để các bạn kế toán có cái nhìn rõ hơn về kế toán tiền lương, bài viết này sẽ chia sẻ các công việc của nhân viên kế toán tiền lương và những lưu ý khi làm việc:

- Điều quan trọng nhất mà kế toán tiền lương cần chú ý đó là dựa vào: Bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán…. để lập bảng tính, thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động.
1. Công việc chủ yếu của kế toán tiền lương:
- Chấm công hàng ngày và theo dõi cán bộ công nhân viên.
- Tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên.
- Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
2. Các công việc cụ thể:
- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
- Xây dựng thang bảng lương.
- Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.
- Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương , BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.
a. Quản lý việc tạm ứng lương:
- Quản lý các đợt tạm ứng lương trong tháng của công ty.
- Tính tạm ứng lương.

- Xây dựng mức tạm ứng lương linh hoạt như: số % lương cơ bản hoặc giá trị tiền riêng cho từng nhân viên.
b. Quản lý kỳ lương chính:
- Xây dựng kỳ tính lương với các chỉ tiêu như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương.
- Tính các khoản thu nhập hay giảm trừ lương cuối kỳ cho cán bộ công nhân viên.
- Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để tính ra mức lương thực lĩnh cho từng nhân viên.
- Xây dựng bảng lương dựa trên thông tin lương nhân viên, thông tin kỳ lương và bảng chấm công.
- Tính và khấu trừ vào lương các chỉ tiêu nghĩa vụ phải nộp đối nhà nước như thuế TNCN, các khoản bảo hiểm bắt buộc một cách đầy đủ và chính xác.
- Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm.
3. Những lưu ý khi làm kế toán tiền lương:
Để có thể làm tốt công việc của một kế toán tiền lương, trước hết cần tìm hiểu các vấn đề sau:

- Hồ sơ đăng ký thang bảng lương.

- Hợp đồng lao động (xem thật kỹ để biết mức lương NLĐ được trả, các khoản tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm đều được quy định tại đây).

- Hồ sơ, thủ tục đăng ký tình hình sử dụng lao động.

- Hồ sơ, thủ tục đăng ký nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.

- Hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở.

- Bảng chấm công.

- Bảng lương hàng tháng, lương tháng 13 (giám đốc sẽ quy định việc tính lương theo ca, theo ngày, theo tháng hay theo sản phẩm…)

- Các thủ tục, chứng từ liên quan đến vấn đề nghỉ khám chữa bệnh, tai nạn lao động, nghỉ thai sản do BHXH chi trả, nghỉ mất sức, nghỉ hưởng lương hưu, trợ cấp nghỉ việc

- Tìm hiểu các khoản thu nhập chịu thuế, không chịu thuế TNCN, các khoản giảm trừ...

- Tìm hiểu thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm cho nhân viên.

- Tìm hiểu về tỷ lệ trích các khoản theo lương mới nhất.

- Biết cách tính thuế TNCN và kê khai thuế TNCN…

Và trong quá trình làm việc, kế toán tiền lương cũng cần lưu ý các vấn đề sau:

- Chấm công phải tuyệt đối chuẩn xác.

- Điền mức lương cơ bản (hoặc mức lương ngày) theo quy định của công ty nơi mình làm việc.

- Nếu làm trên excel: chú ý các công thức, phải kéo cho đủ (cẩn thận tổng lương của từng người và tổng lương toàn công ty).

- Nếu chi lương bằng tiền mặt, đếm tiền thật cẩn thận và đổi tiền lẻ trước khi phân phát lương.

- Nếu làm lương cho công nhân theo sản phẩm nhớ đừng bớt của họ 1 đồng nào, cho dù bạn chỉ làm tròn cho dễ nhớ  vì người lao động  ăn theo sản phẩm rất khổ nên họ tính từng chút một, bớt của họ thiệt cho họ.

- Nếu tính lương cho công nhân trên phần mềm kế toán cần nhập chính xác và đầy đủ mọi dữ liệu, cẩn thận kiểm tra, đối chiếu lại báo cáo, tránh sai sót.

Để hoàn thành công việc, kế toán tiền lương cần thu thập đầy đủ các biểu mẫu cơ bản nhất như:

- Bảng chấm công.
- Bảng tạm ứng lương công ty.
- Phiếu tạm ứng lương nhân viên.
- Bảng thanh toán lương và BHXH
- Bảng kê chi tiết phụ cấp.
- Phiếu lương nhân viên.
- Bảng lương thanh toán qua ngân hàng.
- Báo cáo quyết toán thuế TNCN.
- Các biểu mẫu báo cáo BHXH.